O termo Kanban tem origem japonesa, pode ser traduzido como “cartão” e denomina um sistema criado para auxiliar empresas a manter o controle sobre o seu fluxo de produção.

Gestores que não utilizam ferramentas como o Kanban podem acabar perdendo o controle do fluxo de produção da sua equipe, pois diariamente os clientes demandam novos serviços que, para serem entregues com sucesso, precisam ser feitos em etapas por mais de um colaborador. Muitos na verdade nem sabem o que é essa ferramenta de organização.

Essas demandas são divididas em etapas que são delegadas a um ou mais colaboradores de cada vez. Por exemplo, em um restaurante, o serviço é dividido entre a cozinha, que prepara os pratos que serão servidos, o salão, responsável por servir os clientes, e o caixa, que faz a cobrança ao final do serviço.

O exemplo citado acima mostra que cada setor depende um do outro para que o serviço seja feito com sucesso. Para isso, é necessário que as responsabilidades de cada setor estejam bem definidas e haja uma boa comunicação entre setores.

Mas com o grande número de demandas e a correria do dia a dia para cumprir os prazos, informações importantes podem acabar se perdendo no meio do caminho e consequentemente, erros serão cometidos.

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Para evitar que estes erros prejudiquem o seu negócio existem sistemas para organização do fluxo de produção. Um dos mais conhecidos é o método Kanban, sobre o qual iremos falar hoje.

Conceito e origem 

O sistema Kanban é um sistema para gestão e controle dos fluxos de trabalho muito utilizado por ser ágil e visual. Foi criado em meados dos anos 60 como uma parte do Sistema Toyota de Produção.

Seu funcionamento consiste na utilização de um quadro onde são fixados cartões ou post-its coloridos separados por colunas. Cada coluna representa o status de produção e cada cor representa o nível de urgência da demanda.

Por exemplo, aqui na Arconel utilizamos o Kanban para organizar praticamente todos os setores, as demandas do setor de Produção, as demandas do setor comercial e financeiro. Nós dividimos as tarefas nas colunas de Criação, Produção, Revisão Interna, Aprovação e Impressão. Mas pode ser renomeado de acordo com a sua rotina, e suas nomenclaturas.

Quando o responsável pela criação termina sua parte, muda o post-it para a produção e quando o responsável deste terminar sua parte, passará o post-it para a revisão interna e assim sucessivamente.

Em relação as cores, utilizamos post-its laranjas para as demandas menos urgentes e post-its rosas para as que precisam ser finalizadas com urgência. 

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Essa é maneira que nos organizamos, se você quiser montar um Kanban da sua empresa, pode denominar as colunas e escolher as cores de acordo com o que você se adaptar melhor.

Como montar o seu próprio Kanban

O primeiro passo para montar um Kanban é escolher o espaço onde ele ficará. Esse local precisa ser de fácil visualização para todos os colaboradores que irão utilizá-los, portanto pense bem e veja com todos onde fica melhor.

Feito isso você pode começar a montar a estrutura do Kanban. Para isso você pode utilizar um quadro ou fazer direto na parede, não é algo que prejudique o seu funcionamento.

Na área definida para o Kanban delimite o espaço de cada coluna utilizando fita, caneta ou papéis, o importante é manter o espaço de cada setor bem definido. E não esqueça de identificar cada coluna com o nome do setor que irá utilizá-la – caso contrário a divisão não serve pra nada.

Com a estrutura pronta, é hora de escolher se vocês vão utilizar cartões ou post-its e definir quais cores irão representar o nível de urgência da demanda. O ideal é que as cores sejam bastante chamativas e diferentes entre si.

Viu como é fácil montar o seu próprio Kanban? E usar esse sistema vai trazer muitos benefícios para a sua empresa, veja quais no tópico a seguir.

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Benefícios da utilização do Sistema Kanban

Depois de entender o que é o Sistema Kanban, como surgiu e como montar o seu, vamos falar sobre como ele otimiza o fluxo de produção da sua empresa:O Kanban permite visualizar o processo como um todo, desde as primeiras etapas de produção até a finalização. Dessa forma, o gestor consegue ter uma noção real quantas etapas cada demanda tem, quantas etapas já foram completadas e quais ainda faltam;

– É simples de montar e de movimentar as demandas dentro dele;

– Todos os colaboradores conseguem entender o processo;

– Permite um fácil acesso das informações, sobre o andamento das etapas, o número de demandas de cada setor, o que já foi feito e o que falta ser finalizado;

– Por meio dele a comunicação entre colaboradores e setores se torna mais eficiente e clara;

– A capacidade de foco é aprimorada, pois as prioridades e metas a serem alcançadas ficam claras tanto para o gestor quanto para os seus colaboradores.

Conclusão

No post de hoje falamos sobre o que é o Sistema Kanban, onde surgiu, como funciona e os benefícios que ele proporciona para a gestão dos fluxos de produção da sua empresa. 

Esperamos que nosso conteúdo lhe ajude a melhorar os seus processos e trazer sucesso para o seu negócio. Até a próxima!

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