Quando estamos trabalhando em uma tarefa, seja ela de extrema importância ou não, precisamos dedicar toda a nossa atenção ao que está sendo feito. Por isso, hoje vamos te mostrar 5 técnicas que servem para aumentar a produtividade no trabalho.
Muitas pessoas tem dificuldade em se manterem focadas em uma atividade ou tarefa que exija um nível máximo de atenção e acabam se distraindo com qualquer som, imagem, notificação de mensagem, conversa com terceiros, etc.. Isso resulta na queda da produtividade dos mesmos.
Mas essa queda de desempenho não afeta apenas o trabalho ou os estudos. Ela impacta várias áreas da vida. Quando você não consegue finalizar ou dar andamento a um projeto que está parado há tempos, acaba criando um sentimento de frustração que acaba atrapalhando outras atividades da sua rotina, virando uma grande bola de neve de tarefas incompletas.
E o que você pode fazer para mudar seus hábitos e aumentar a sua produtividade? Antes de tudo, você precisa entender por que está perdendo o foco nas atividades que precisa realizar. Existem alguns fatores que são causadores dessa dificuldade de concentração, que são:
- Procrastinação, deixar para depois alguma tarefa, por não considerá-la tão urgente ou importante;
- Falta de atenção às ordens, explicações e demandas passadas por terceiros;
- Desorganização, não estipular quais são as tarefas que você tem, quais são mais importantes e o tempo necessário para realizar cada uma delas;
- Interrupções, sejam elas conversas com alguém que está no mesmo ambiente que você ou então pelas famosas notificações de aplicativos de mensagens.
Sabendo quais as situações que dificultam a sua concentração, agora podemos falar sobre 5 técnicas para manter o foco nas suas atividades e aumentar a produtividade no trabalho.
Pomodoro
O italiano Francesco Cirillo criou essa técnica. Na primeira vez, ele usou um timer de cozinha em formato de tomate — que em italiano se chama pomodoro — para organizar seu tempo de estudo.
No Pomodoro você dedica todo o seu foco para uma única atividade, sem nenhum tipo de interrupção, durante 25 minutos. Passado esse tempo, você terá uma pausa de 5 minutos para fazer o que quiser e em seguida, voltar a ficar focado na sua tarefa por mais 25 minutos.
A duração do pomodoro vai depender do nível de dificuldade que a tarefa demanda e do tempo disponível que você tem para realizá-la. Mas para que o processo não se torne muito desgastante, depois de completar o quarto ciclo de 25 minutos, você deve fazer uma pausa maior, entre 15 a 20 minutos.
Praticar o método Pomodoro ajuda você a manter o foco por mais tempo nas tarefas. Com isso, evita distrações como notificações do celular. Como você cronometra o tempo, fica mais fácil cumprir os prazos e entregar o trabalho dentro do esperado.
Você pode utilizar um relógio manual, seu celular, ou então acessar o aplicativo Tomato Timer que já vem configurado, bastando apenas que você inicie o cronômetro.
Princípio de Pareto
O Princípio de Pareto ou Regra 80/20, como também é conhecido, trata-se de uma tendência na qual há uma previsão de que 80% dos efeitos surgem a partir de 20% de suas causas, seja no ambiente domiciliar, estudantil, de trabalho, etc.
Dentro do ambiente de trabalho, esse princípio nos mostra que 20% do esforço que você ou seus colaboradores dedicam são responsáveis por 80% do desempenho, 20% dos seus produtos/serviços comercializados geram 80% do faturamento da sua empresa e que 20% dos seus colaboradores garantem 80% dos resultados.
E como isso te ajuda a aumentar a produtividade no trabalho? Basicamente, a aplicação da regra permite identificar e trabalhar os pontos fortes e fracos dentro do seu negócio.
Por exemplo, se 20% do seu time gera 80% do retorno da empresa, identifique esses funcionários e vendedores. Analise o que os torna tão produtivos e use esse conhecimento para fortalecer o desempenho do restante da equipe. Tendo essa informação em mãos, você consegue trabalhar ações de endomarketing e assim incentivar o resto da equipe.
Já em relação aos 20% menos produtivos ou que recebem a maior parte das reclamações, é possível descobrir se existe algum problema pessoal ou dentro da empresa que está os impedindo de demonstrar todo o seu potencial e solucionar a questão da melhor maneira para todos.
É por isso que o Princípio de Pareto é uma das técnicas que nós recomendamos para ajudar a aumentar a produtividade na sua empresa.
Método 5W2H
O 5W2H funciona como uma ferramenta de produtividade. Ele propõe um checklist com 7 perguntas que ajudam os profissionais a planejar suas atividades com foco no objetivo final.
E por que o método leva esse nome? A nomenclatura se deve as iniciais em inglès das 7 perguntas pertencentes ao checklist, que são:
- What? (o que precisa ser feito?);
- Why? (por que precisa ser feito?);
- Where? (onde deve ser feito?);
- Who? (quem é o responsável?);
- When? (quando deve ser feito?);
- How? (como deve ser feito?);
- How much? (quanto custará?).
Organizar suas atividade dentro do método 5W2H torna o processo mais fácil pois não é preciso ficar parando para tirar dúvidas sobre o processo, já que todas as informações estão disponíveis para consulta de qualquer colaborador ou equipe e assim, consequentemente, a produtividade será muito maior.
Getting Things Done (GTD)
Essa metodologia criada pelo norte-americano David Allen auxilia a eliminar a preocupação e o estresse que acabam surgindo por conta de prazos e permite que as ideias fluam livremente na sua cabeça.
Para que isso aconteça, é necessário seguir estes cinco passos:
- Coletar: Anote todas as ideias, atividades e projetos que você precisa realizar. Coloque tudo no papel para não deixar nada escapar;
- Processar: Analise cada tarefa da lista e defina o que deve ser feito primeiro. Use três critérios para organizar: o que você pode delegar, o que consegue fazer em menos de dois minutos e o que exige mais tempo de execução;
- Organizar: Após listar todas as tarefas e definir o seu nível de importância, passe essa lista para uma ferramenta de confiança onde esteja disponível para consultas posteriormente. Algumas sugestões de aplicativos que cumprem essa função são o Google Agenda, o Evernote e o Trello.
Lei de Parkinson
Alguns especialistas notaram que, quando as pessoas têm um tempo reduzido para realizar determinada atividade, elas são capazes de concentrar toda a sua atenção e energia a fim de concluí-la a tempo. A esse comportamento foi dado o nome de Lei de Parkinson.
Mas como esse raciocínio irá lhe ajudar a aumentar a sua produtividade? Através do estabelecimento de prazos para conclusão de tarefas que você tenha que fazer. Por exemplo, você pode dizer: “Vou terminar esse relatório até amanhã à tarde” ou “Vou fazer a lista de produtos que preciso comprar até segunda-feira”.
Trabalhar com prazos muito apertados ou deixar tudo para a última hora não é uma boa ideia. Essa prática aumenta o estresse e compromete a qualidade do seu trabalho. A intenção aqui é aproveitar o seu tempo hábil para trabalhar nos projetos e manter sua rotina organizada.
Essas foram as 5 técnicas que irão lhe ajudar a aumentar a sua produtividade e também da sua equipe. Teste mais de uma opção e veja qual se encaixa melhor na sua realidade e bom trabalho!
