Quando estamos trabalhando em uma tarefa, seja ela de extrema importância ou não, precisamos dedicar toda a nossa atenção ao que está sendo feito. Por isso, hoje vamos te mostrar 5 técnicas que servem para aumentar a produtividade no trabalho.
Muitas pessoas tem dificuldade em se manterem focadas em uma atividade ou tarefa que exija um nível máximo de atenção e acabam se distraindo com qualquer som, imagem, notificação de mensagem, conversa com terceiros, etc.. Isso resulta na queda da produtividade dos mesmos.
Mas não é apenas a produtividade no trabalho ou no estudo que é afetada. Quando você não consegue finalizar ou dar andamento a um projeto que está parado há tempos, acaba criando um sentimento de frustração que acaba atrapalhando outras atividades da sua rotina, virando uma grande bola de neve de tarefas incompletas.
E o que você pode fazer para mudar seus hábitos e aumentar a sua produtividade? Primeiramente, é necessário entender porque você não está conseguindo manter sua atenção nas atividades a serem desenvolvidas. Existem alguns fatores que são causadores dessa dificuldade de concentração, que são:
- Procrastinação, deixar para depois alguma tarefa, por não considerá-la tão urgente ou importante;
- Falta de atenção às ordens, explicações e demandas passadas por terceiros;
- Desorganização, não estipular quais são as tarefas que você tem, quais são mais importantes e o tempo necessário para realizar cada uma delas;
- Interrupções, sejam elas conversas com alguém que está no mesmo ambiente que você ou então pelas famosas notificações de aplicativos de mensagens.
Sabendo quais as situações que dificultam a sua concentração, agora podemos falar sobre 5 técnicas para manter o foco nas suas atividades e aumentar a produtividade no trabalho.
Pomodoro
Essa técnica foi criada pelo italiano Francesco Cirilo, que na primeira vez utilizou um timer de cozinha em formato de tomate (que em italiano chama-se pomodoro) para gerenciar o seu tempo de estudo.
No Pomodoro você dedica todo o seu foco para uma única atividade, sem nenhum tipo de interrupção, durante 25 minutos. Passado esse tempo, você terá uma pausa de 5 minutos para fazer o que quiser e em seguida, voltar a ficar focado na sua tarefa por mais 25 minutos.
A duração do pomodoro vai depender do nível de dificuldade que a tarefa demanda e do tempo disponível que você tem para realizá-la. Mas para que o processo não se torne muito desgastante, depois de completar o quarto ciclo de 25 minutos, você deve fazer uma pausa maior, entre 15 a 20 minutos.
Praticar o Pomodoro irá lhe ajudar a manter o foco por mais tempo nas suas tarefas sem ser interrompido por notificações do celular, por exemplo. E como o tempo é cronometrado, fica mais fácil seguir os prazos de conclusão e entrega do seu trabalho.
Você pode utilizar um relógio manual, seu celular, ou então acessar o aplicativo Tomato Timer que já vem configurado, bastando apenas que você inicie o cronômetro.
Princípio de Pareto
O Princípio de Pareto ou Regra 80/20, como também é conhecido, trata-se de uma tendência na qual há uma previsão de que 80% dos efeitos surgem a partir de 20% de suas causas, seja no ambiente domiciliar, estudantil, de trabalho, etc.
Dentro do ambiente de trabalho, esse princípio nos mostra que 20% do esforço que você ou seus colaboradores dedicam são responsáveis por 80% do desempenho, 20% dos seus produtos/serviços comercializados geram 80% do faturamento da sua empresa e que 20% dos seus colaboradores garantem 80% dos resultados.
E como isso te ajuda a aumentar a produtividade no trabalho? Basicamente, a aplicação da regra permite identificar e trabalhar os pontos fortes e fracos dentro do seu negócio.
Por exemplo, se 20% do seu time é responsável por 80% de todo o retorno obtido pela empresa, você deve identificar quem são esses funcionários e/ou vendedores e buscar entender o que os torna tão produtivos. Tendo essa informação em mãos, você consegue trabalhar ações de endomarketing e assim incentivar o resto da equipe.
Já em relação aos 20% menos produtivos ou que recebem a maior parte das reclamações, é possível descobrir se existe algum problema pessoal ou dentro da empresa que está os impedindo de demonstrar todo o seu potencial e solucionar a questão da melhor maneira para todos.
É por isso que o Princípio de Pareto é uma das técnicas que nós recomendamos para ajudar a aumentar a produtividade na sua empresa.
Método 5W2H
O 5W2H é uma ferramenta de produtividade que consiste em utilizar um checklist com 7 perguntas para ajudar os profissionais a direcionar o seu planejamento de atividades para o objetivo a ser alcançado.
E por que o método leva esse nome? A nomenclatura se deve as iniciais em inglès das 7 perguntas pertencentes ao checklist, que são:
- What? (o que precisa ser feito?);
- Why? (por que precisa ser feito?);
- Where? (onde deve ser feito?);
- Who? (quem é o responsável?);
- When? (quando deve ser feito?);
- How? (como deve ser feito?);
- How much? (quanto custará?).
Organizar suas atividade dentro do método 5W2H torna o processo mais fácil pois não é preciso ficar parando para tirar dúvidas sobre o processo, já que todas as informações estão disponíveis para consulta de qualquer colaborador ou equipe e assim, consequentemente, a produtividade será muito maior.
Getting Things Done (GTD)
Essa metodologia criada pelo norte-americano David Allen auxilia a eliminar a preocupação e o estresse que acabam surgindo por conta de prazos e permite que as ideias fluam livremente na sua cabeça.
Para que isso aconteça, é necessário seguir estes cinco passos:
- Coletar: Passe para o papel todas as ideias, atividades e projetos que você se lembre que precisam ser feitos;
- Processar: Avalie todas as tarefas listadas e defina o que é prioridade e o que pode ser feito depois, Para isso, utilize três critérios ( tarefas para delegar, para fazer em menos de dois minutos e quais demandam maior tempo de execução);
- Organizar: Após listar todas as tarefas e definir o seu nível de importância, passe essa lista para uma ferramenta de confiança onde esteja disponível para consultas posteriormente. Algumas sugestões de aplicativos que cumprem essa função são o Google Agenda, o Evernote e o Trello.
Lei de Parkinson
Alguns especialistas notaram que, quando as pessoas têm um tempo reduzido para realizar determinada atividade, elas são capazes de concentrar toda a sua atenção e energia a fim de concluí-la a tempo. A esse comportamento foi dado o nome de Lei de Parkinson.
Mas como esse raciocínio irá lhe ajudar a aumentar a sua produtividade? Através do estabelecimento de prazos para conclusão de tarefas que você tenha que fazer. Como por exemplo, “devo terminar esse relatório até amanhã a tarde” ou “preciso fazer uma relação dos produtos a serem comprados até segunda-feira”.
Obviamente não é aconselhável trabalhar com prazos muito apertados ou em cima da hora, pois isso apenas lhe deixará estressado. A intenção aqui é aproveitar o seu tempo hábil para trabalhar nos projetos e manter sua rotina organizada.
Essas foram as 5 técnicas que irão lhe ajudar a aumentar a sua produtividade e também da sua equipe. Teste mais de uma opção e veja qual se encaixa melhor na sua realidade e bom trabalho!
