KANBAN
O termo Kanban tem origem japonesa e significa “cartão”. Ele representa um sistema criado para ajudar empresas a controlar o fluxo de produção.
Gestores que ignoram ferramentas como o Kanban correm o risco de perder esse controle. Clientes solicitam novos serviços todos os dias. Para entregar com sucesso, a equipe precisa dividir o trabalho em etapas e envolver vários colaboradores.
Muitos profissionais ainda não conhecem essa ferramenta de organização. As demandas seguem etapas específicas e são distribuídas entre os membros da equipe.
Por exemplo, em um restaurante, a cozinha prepara os pratos, o salão serve os clientes e o caixa realiza a cobrança. Cada setor depende do outro para que o serviço funcione bem.
Para garantir esse funcionamento, é essencial definir claramente as responsabilidades e manter uma comunicação eficiente entre os setores.
No entanto, com o volume de tarefas e a pressa para cumprir prazos, muitas informações se perdem. Isso aumenta a chance de erros durante o processo.
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Para evitar que estes erros prejudiquem o seu negócio existem sistemas para organização do fluxo de produção. Um dos mais conhecidos é o método Kanban, sobre o qual iremos falar hoje.
Conceito e origem
O sistema Kanban é um sistema para gestão e controle dos fluxos de trabalho muito utilizado por ser ágil e visual. Foi criado em meados dos anos 60 como uma parte do Sistema Toyota de Produção.
Seu funcionamento consiste na utilização de um quadro onde são fixados cartões ou post-its coloridos separados por colunas. Cada coluna representa o status de produção e cada cor representa o nível de urgência da demanda.
Por exemplo, aqui na Arconel utilizamos o Kanban para organizar praticamente todos os setores, as demandas do setor de Produção, as demandas do setor comercial e financeiro. Nós dividimos as tarefas nas colunas de Criação, Produção, Revisão Interna, Aprovação e Impressão. Mas pode ser renomeado de acordo com a sua rotina, e suas nomenclaturas.
Quando o responsável pela criação termina sua parte, muda o post-it para a produção e quando o responsável deste terminar sua parte, passará o post-it para a revisão interna e assim sucessivamente.
Utilizamos post-its laranjas para sinalizar demandas menos urgentes. Já os post-its rosas indicam tarefas que precisam ser finalizadas com urgência.
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Essa é maneira que nos organizamos, se você quiser montar um Kanban da sua empresa, pode denominar as colunas e escolher as cores de acordo com o que você se adaptar melhor.
Como montar o seu próprio Kanban
O primeiro passo para montar um Kanban é escolher o espaço onde ele ficará. Esse local precisa ser de fácil visualização para todos os colaboradores que irão utilizá-los, portanto pense bem e veja com todos onde fica melhor.
Feito isso você pode começar a montar a estrutura do Kanban. Para isso você pode utilizar um quadro ou fazer direto na parede, não é algo que prejudique o seu funcionamento.
Delimite o espaço de cada coluna na área do Kanban usando fita, caneta ou papéis. Certifique-se de definir bem os limites de cada setor para manter a organização visual. E não esqueça de identificar cada coluna com o nome do setor que irá utilizá-la – caso contrário a divisão não serve pra nada.
Com a estrutura pronta, é hora de escolher se vocês vão utilizar cartões ou post-its e definir quais cores irão representar o nível de urgência da demanda. O ideal é que as cores sejam bastante chamativas e diferentes entre si.
Viu como é fácil montar o seu próprio Kanban? E usar esse sistema vai trazer muitos benefícios para a sua empresa, veja quais no tópico a seguir.
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Benefícios da utilização do Sistema Kanban
Depois de entender o que é o Sistema Kanban, como surgiu e como montar o seu, chegou o momento de explorar como ele otimiza o fluxo de produção da sua empresa.
O Kanban permite que o gestor visualize todo o processo — desde as etapas iniciais até a conclusão. Com isso, ele identifica com clareza quantas fases cada demanda exige, quais já foram concluídas e o que ainda precisa ser feito.
Além disso, o sistema oferece diversas vantagens:
- É fácil de montar e permite movimentar as demandas com agilidade.
- Os colaboradores compreendem o processo com facilidade, o que reduz falhas de comunicação.
- As informações ficam acessíveis, facilitando o acompanhamento das etapas, o volume de tarefas por setor e o progresso de cada atividade.
- A comunicação entre equipes se torna mais clara e eficiente, promovendo colaboração.
- O foco melhora significativamente, já que as prioridades e metas ficam visíveis tanto para o gestor quanto para os colaboradores.
Portanto, ao adotar o Kanban, sua empresa ganha mais controle, organização e produtividade. E isso se reflete diretamente na qualidade das entregas e no desempenho da equipe.
Conclusão
No post de hoje falamos sobre o que é o Sistema Kanban, onde surgiu, como funciona e os benefícios que ele proporciona para a gestão dos fluxos de produção da sua empresa.
Esperamos que nosso conteúdo lhe ajude a melhorar os seus processos e trazer sucesso para o seu negócio. Até a próxima!
